AVIS N° 001/12/ARMP/CRD DU 1^er FEVRIER 2012 DU COMITE DE REGLEMENT DES DIFFERENDS STATUANT EN COMMISSION LITIGES SUR LA DEMANDE D’AVIS DE LA DIRECTION NATIONALE DES ARCHIVES RELATIVE AU MARCHE DE FOURNITURE DE MATERIEL ET MOBILIER DE BUREAU A SON PROFIT.

LE COMITE DE REGLEMENT DES DIFFERENDS STATUANT EN COMMISSION LITIGES ;

Vu le Code des Obligations de l’Administration modifié par la loi n° 2006-16 du 30 juin 2006 ;

Vu le décret n° 2011-1048 du 27 juillet 2011 portant Code des Marchés publics ;

Vu le décret n° 2007-546 du 25 avril 2007 portant organisation et fonctionnement de

l'Autorité de Régulation des Marchés publics (ARMP) notamment en ses articles 20 et 21 ;

Vu la décision n° 0005/ARMP/CRMP du 19 mai 2008 por tant règlement intérieur du Conseil de Régulation des Marchés publics ;

Vu la lettre mémoire de la Direction Nationale des Archives en date du 1er décembre 2012 ;

Après avoir entendu le rapport de M. Cheikh Saad Bou SAMBE, Directeur de la Réglementation et   des Affaires juridiques, rapporteur présentant les moyens et les conclusions des parties ;

En présence de Monsieur Abdoulaye SYLLA, Président, de MM Abd’El   Kader N’DIAYE, Ndiacé DIOP et Mamadou DEME, membres du Comité de Règlement des Différends (CRD) ;

De M.  Saër   NIANG, Directeur général de l’ARMP, secrétaire rapporteur du CRD,

Mme Takia FALL CARVALHO, Conseillère chargée de la Coordination et du Suivi, Ely Manel FALL, Chef de la division réglementation, Direction de la Réglementation et des Affaires juridiques, René Pascal DIOUF Coordonnateur de la Cellule d’enquêtes sur les procédures de passation et d’exécution des   marchés publics et délégations de service public et Ababacar DIOUF, Chargé des enquêtes  sur les  procédures de passation et d’exécution des marchés publics et délégations de service public, observateurs ;

Après en avoir délibéré conformément à la loi,

Adopte la présente délibération fondée sur la régularité du recours.

Par lettre mémoire du 1^er décembre 2011, enregistrée le même jour sous le numéro 1265/11, au   Secrétariat du CRD, la Direction nationale des Archives du Sénégal a introduit une demande d’avis, suite au refus de la DCMP d’immatriculer les lots 2 et 3 du marché, objet du litige.

A l’appui de sa demande, le requérant a produit les copies des pièces suivantes :

•    lettre de la DCMP n° 4541/MEF/DCMP/DCV/48  du 03 o ctobre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4449/MEF/DCMP/DCV/23  du 27 s eptembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4340/MEF/DCMP/DCV/23  du 23  septembre  2011,

•    Lettre de la Direction des Archives du Sénégal en date du 23 septembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4382/MEF/DCMP/DCV/37  du 22 s eptembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4219/MEF/DCMP/DCV/37  du 15 s eptembre  2011,

•    lettre de la DCMP n° 4193/MEF/DCMP/DCV/23  du 14 s eptembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 2824/MEF/DCMP/DCV/14  du 22 j uin 2011

•    lettre de la DCMP n° 2567/MEF/DCMP/DCV/14  du 08 j uin 2011,

•    lettre de la DCMP n° 2307/MEF/DCMP/DCV/12  du 24 m ai 2011,

•    lettre de la DCMP n° 5278/MEF/DCMP/DCV/40  du 18 n ovembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 5358/MEF/DCMP/DCV/508  du 22  novembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4449/MEF/DCMP/DCV/23  du 27 s eptembre 2011,

•    lettre de la DCMP n° 4541/MEF/DCMP/DCV/48  du 03 o ctobre 2011,

•    Copie du procès verbal d’ouverture des plis,

•    Copie du rapport  d’évaluation des offres relatif au marché de fourniture de matériel informatique de bureau,

•    Copie du rapport d’évaluation des offres relatif au marché de fourniture de matériel et mobilier de bureau.

SUR LA RECEVABILITE DE LA SAISINE :

Considérant qu’aux termes de l’article 2 du décret n°2007-547 du 25 avril 2007 portant création de la  DCMP, celle-ci  est  compétente pour accorder les autorisations et dérogations nécessaires lorsqu’elles sont prévues par la réglementation en vigueur ;

Considérant que l’article 140 du Code des marchés publics dispose :  « la DCMP assure le contrôle a   priori des procédures de passation des marchés. A ce titre, la DCMP :

a)   émet un avis sur les dossiers d’appel à la concurrence avant le lancement de la procédure de passation concernant :

•   les marchés fractionnés quel que soit leur montant ;

•   les marchés que l’autorité contractante souhaite passer par appel d’offres restreint ou par entente directe ;

•   les marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixés par arrêté du Ministre de l’Economie et des Finances,

•   les conventions de délégation de service public et les contrats de partenariat ;

•   les avenants aux marchés ci-dessus ou qui ont pour effet de porter le montant du marché au montant du seuil d’examen du dossier ;

b)   émet un avis sur le rapport d’analyse comparative des offres ou propositions et sur le procès verbal d’attribution provisoire du marché établis par la commission des marchés, relatifs aux marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure aux seuils fixés par arrêté du Ministre de   l’Economie et des Finances ;

c)   effectue un examen juridique et technique, avant leur approbation, des projets de marchés pour lesquels elle a indiqué souhaiter faire un tel contrôle lors de l’examen du dossier d’appel à la concurrence ou qui répondent aux conditions de nature et de montants fixés par arrêté du Ministre   de l’Economie et des Finances .

La DCMP peut également donner  un avis sur les dossiers que lui soumettent spontanément les autorités contractantes » ;

Considérant qu’il ressort des dispositions de l’article 2 du décret 2007-546 du 25 avril 2007 portant   organisation et fonctionnement de l’ARMP, que l’organe chargé de la régulation des marchés publics    est chargé de veiller, par ses avis et recommandations, à l’application de la réglementation et des procédures relatives à la passation des marchés publics et délégations de service public, des documents standards et contribuer à la promotion d’un environnement transparent favorable au jeu    de la concurrence et au développement des entre prise et de compétences nationales stables et performantes ;

Considérant que par lettre en date du 1^er décembre 2011, la Direction nationale des Archives a introduit auprès du CRD, une requête portant demande d’avis relative au refus de la DCMP   d’immatriculer les lots 2 et 3 du marché relatif à la fourniture de matériel et mobilier de bureau à son profit ;

Considérant que cette demande n’est soumise à aucun délai ; elle doit être déclarée recevable.

L’OBJET DE LA DEMANDE D’AVIS

Il  résulte de ce qui précède que la présente demande d’avis porte sur le refus, de l’organe chargé du contrôle a priori, de procéder à l’immatriculation des lots 2 et 3 du marché litigieux pour absence d’autorisation de poursuivre la procédure de passation.

LES ELEMENTS FOURNIS A L’APPUI DE LA DEMANDE

Dans le cadre de la gestion de son budget 2011, la Direction nationale des Archives du Sénégal a émis   le souhait d’améliorer la conservation des documents qui sont exposés aux termites, vrillettes et autres prédateurs.

A cet effet, après avoir  élaboré un vaste programme de numérisation des archives coloniales, elle a lancé dans les journaux « Le Quotidien » et « Le Populaire » du 28 juin 2011, un avis d’appel d’offres   en trois lots, relatif à la fourniture de matériel  et mobilier de bureau, après avis favorable de la DCMP.

Selon la Direction nationale des Archives, après ouverture des  plis, la DCMP a été saisie par courrier daté du 08 septembre 2011, pour donner un avis sur les rapports d’évaluation des offres et les procès verbaux d’attribution.

En retour par lettre du 14 septembre 2011, la DCMP a soulevé, d’une part, des incohérences entre l’intitulé du dossier d’appel d’offres et celui inscrit dans le plan de passation des marchés et, d’autre part, le décalage d’un jour entre la date d’ouverture des plis annoncée le 02 août 2011 mais intervenue finalement le 03 août 2011.

Le 23 septembre 2011, la Direction nationale des Archives a fait parvenir à la DCMP, les compléments d’informations relativement aux observations majeures soulevées.

Par lettre du 27 septembre 2011, la DCMP a pris acte des réponses données tout en demandant à la commission des marchés de procéder à l’examen de la qualification de la société ATEX, proposée     attributaire du marché, et de renseigner, sur les tableaux correspondants du rapport d’évaluation,   les critères relatifs à la production des états financiers certifiés ainsi que l’autorisation du fabriquant.

Les corrections faites, le rapport d’évaluation a été de nouveau transmis à l’organe chargé du contrôle a priori qui a émis, par lettre en date du 03 octobre 2011, un avis favorable à l’attribution provisoire du lot 1 du marché relatif à l’acquisition de matériel technique de conservation à ATEX pour un montant de 66 968 000 F CFA.

Par la suite, la Direction nationale des Archives a introduit auprès de la DCMP, une demande d’immatriculation portant sur les trois lots du marché susnommé.

Toutefois, elle déclare avoir été surprise de constater le refus de la DCMP d’immatriculer les trois marchés au motif que seul le lot 1 relatif au matériel technique de conservation, attribué à la société    ATEX  avait reçu l’avis favorable sur la proposition d’attribution, alors que selon elle, d’une part, l’avis favorable de la DCMP sur le rapport d’évaluation des offres concernait les trois sociétés déclarées

attributaires, notamment  Oumou Informatique, Office Choice et ATEX, d’autre part, tous les échanges de correspondance avec l’organe chargé du contrôle a priori étaient relatifs aux trois lots du marché.

Devant le refus observé par la DCMP, la Direction nationale des Archives a sollicité du CRD, un avis sur la conduite à tenir.

EXAMEN DE LA DEMANDE

Considérant que par lettre du 06 mai 2011, la Direction des Archives a saisi la DCMP pour un avis sur le dossier d’appel d’offres relatif à la fourniture de matériel technique de conservation, de matériel informatique de bureau et mobilier de bureau :

Lot 1 : matériel technique de conservation,

Lot 2 : matériel informatique de bureau,

Lot 3 : matériel et mobilier de bureau.

Considérant qu’après examen, la  DCMP a demandé à l’autorité contractante de prendre en compte les observations relevées sur le dossier d’appel d’offres tout en attirant son attention sur ce que les intitulés des trois lots du marché figurant sur le plan de passation des marchés de la Primature sont différents de ceux mentionnés, ainsi qu’il suit, dans le dossier d’appel d’offres :

•    F-DAS-016 (mobilier et matériel de bureau),

•    F-DAS-015 (matériel informatique de bureau) et

•    F- DAS-016 (autres matériels et outillages techniques) ;

Considérant qu’après correction, l’autorité contractante a réintroduit le dossier d’appel d’offres   pour avis de la DCMP qui, en retour par lettre en date du 08 juin 2011, a demandé une nouvelle fois  la prise en  compte des observations antérieurement relevées, tout en proposant ses services pour   aider à une bonne prise en charge desdites recommandations ;

Considérant que par lettre en date du 22 juin 2011, la DCMP a finalement donné son avis favorable sur le dossier d’appel d’offres ;

Considérant qu’après évaluation des offres reçues, la Direction nationale des Archives a saisi pour avis sur la proposition d’attribution des trois lots du marché susnommé, la DCMP qui, en retour par lettres en date des 14, 15 , 21 et 22 septembre 2011, fait observer, entres autres, que :

•    « le marché tel que libellé dans les documents transmis n’apparaît pas au plan de passation des marchés de la Primature validé et publié ;

•    Il est constaté un décalage de près d’un jour entre la date limite de dépôt des offres et d’ouverture des plis (2 août) mentionnée sur l’avis d’appel d’offres et celle de la tenue de la séance d’ouverture des plis (3 août) ;

•    Le rapport d’évaluation est incomplet » ;

Considérant qu’après réponse de la Direction nationale des Archives, la DCMP a, par courrier daté du 27 septembre 2011, pris acte des preuves apportées relativement à l’inscription desdits marchés sur le plan de passation et sur les raisons ayant entrainé le décalage d’un jour, de l’ouverture des plis, en raison de l’indisponibilité du Président de la commission des marchés et le décès de son suppléant, avant de demander à l’autorité contractante de corriger le rapport d’évaluation sur la base des autres observations formulées ;

Considérant que par courrier daté du 03 octobre 2011, la DCMP a donné un avis favorable sur la   proposition d’attribution du lot 1 du marché relatif à l’acquisition de matériel technique de conservation, à ATEX pour un montant de 66 968 000 F CFA ;

Considérant que par la suite, l’autorité contractante a soumis à la DCMP pour immatriculation, les trois marchés susnommés ;

Qu’en réponse à ladite demande, la DCMP a accepté de procéder à l’immatriculation du lot 1 et a rappelé ses courriers des 18 et 22 novembre 2011 adressés à l’autorité contractante, dans lesquels elle a donné un avis défavorable sur le rapport d’analyse des offres et le procès verbal d’attribution provisoire des deux autres lots du marché, notamment les lots 2(matériel   informatique) et 3   (matériel et mobilier de bureau), justifié par les manquements aux conditions de publicité et au délai d’ouverture des plis ;

Considérant toutefois qu’il convient  de relever  que par courrier n° 4449/MEF/DCMP/DCV/23 du 27 septembre 2011, la DCMP a fait observer à l’autorité contractante, les termes ci-après :  « Par la présente saisine, vous  avez bien voulu m’apporter un extrait du plan dans lequel est inscrit le marché sous le titre « autres matériels et outillages techniques » et sous la référence F-DAS-16 ainsi que l’avis de non objection sur le dossier d’appel d’offres et sur la poursuite de la procédure. J’en

prends acte. En ce qui concerne le décalage d’un jour constaté entre la date limite de dépôt des

offres et d’ouverture des plis mentionné sur l’avis d’appel d’offres (2 août) et celle de la tenue de la séance d’ouverture des plis (3 août) qui s’explique par l’indisponibilité du Président de la commission des marchés et du décès de son suppléant, vous aviez convenu avec l’accord des soumissionnaires, de  reporter la tenue de la séance d’ouverture des plis.

Pour éviter une telle situation, il convient de désigner un suppléant au Président de la commission     et de transmettre l’acte de désignation et l’acte portant prise de connaissance des dispositions de la charte de transparence et d’éthique en matière de marchés publics. » ;

Considérant qu’à l’exception du lot 1 du marché litigieux, il n’a pas été rapporté la preuve de la délivrance d’un avis favorable sur la proposition d’attribution du marché pour les lots 2 et 3, raison pour laquelle l’immatriculation desdits lots n’a pas été faite ;

Considérant cependant que si les trois marchés ont été lancés simultanément  à travers le même   dossier d’appel d’offres, force est de constater que les demandes d’avis sur les rapports d’évaluation des offres n’ont pas été introduites et traitées au même moment, ce qui justifie le manque de cohérence constaté sur ledit dossier ;

Considérant cependant que si la DCMP a, par courrier daté du 27 septembre 2011, donné un avis favorable sur la proposition d’attribution du lot 1 du marché en prenant acte des informations complémentaires apportées relativement à l’inscription desdits marchés sur le plan de passation et les raisons ayant entrainé le décalage d’un jour, de l’ouverture des plis, elle ne peut raisonnablement émettre un avis négatif sur une autre proposition d’attribution provisoire de lots qui concerne le même dossier en rejetant les arguments déjà acceptés ;

Qu’il y a lieu par conséquent de demander à la DCMP d’examiner le rapport d’évaluation des lots 2 et 3 du marché et de se prononcer sur les  propositions d’attribution soumises ;

DECIDE :

1)    Déclare la requête de la Direction Nationale des Archives recevable ;

2)   Constate que la DCMP a, par courrier daté du 27 septembre 2011, pris acte des preuves apportées relativement à l’inscription desdits marchés sur le plan de passation et les raisons ayant entrainé le décalage d’un jour, de l’ouverture des plis,

3)   Constate que sur ce fondement, la DCMP a accordé un avis favorable à la proposition   d’attribution du lot 1 du marché relatif à l’acquisition de matériel technique de conservation et a rejeté les deux autres lots ; à cet égard,

4)   Dit que la DCMP ne peut donner des avis différents sur la base du même fondement ;

5)   Constate cependant que les trois demandes d’avis sur le rapport d’évaluation des offres n’ont pas été introduites et traitées au même moment, ce qui justifie le manque de cohérence constaté sur lesdits avis délivrés par la DCMP ;

à cet égard,

6)   Demande à la DCMP de réexaminer le rapport d’évaluation des offres des deux lots restants dudit   marché et de se prononcer sur la proposition d’attribution ;

7)   Dit que le Directeur général de l’ARMP est chargé de notifier à la Direction Nationale des Archives et à la DCMP le présent avis qui sera publié.

Le Président

Abdoulaye SYLLA

Abd’El Kader NDIAYE                                      Mamadou DEME

Membre                                                Membre

Ndiacé DIOP                                             Saër NIANG

Membre                                          Directeur général / Rapporteur

 

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LES AUTRES AVIS:

Avis n°011/12/ARMP/CRD du 1er aout 2012 du Comité de Règlement des Différends statuant en commission de litiges sur la saisine du CNHU      relative à la suite à donner à un « marché » de restauration.

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Avis n°010/12/ARMP/CRD du 1er aout 2012 du Comité de Règlement des Différends statuant en commission de litiges sur la saisine du Ministère de l’Ecologie et de la Protection de la Nature sur la conduite à tenir suite au refus de la DCMP de se prononcer sur les rapports d’évaluation des offres de six (6) marchés.

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